Ngay từ khi được nhận học bổng, các bạn nữ sinh đã có một buổi định hướng cách sử dụng file quản lý cá nhân để quản lý bản thân trong suốt thời gian nhận học bổng. Bài viết này nhằm hướng dẫn các bạn chi tiết cách khai thác sử dụng file quản lý cá nhân hiệu quả hơn cho các nữ sinh trong chương trình học bổng nữ sinh.

Tại sao lại phải sử dụng file quản lý cá nhân? 

Như các bạn đã biết, một số nghiên cứu gần đây của chúng tôi cho thấy, kỹ năng mềm và một số kỹ năng hỗ trợ (ICT, tiếng Anh, thời gian online) là những điểm yếu của nữ sinh chương trình học bổng nói riêng và nữ sinh sinh viên Việt Nam nói chung so với khu vực và thế giới [3]. Các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, những bạn trẻ khi tốt nghiệp ra trường càng có kỹ năng mềm tốt càng có nhiều cơ hội nhận được công việc làm ổn định [2]. Một nghiên cứu khác cũng cho thấy dường như có sự liên hệ giữa học lực, tình trạng bỏ học của nữ sinh trong chương trình học bổng với những kỹ năng mềm của nữ sinh [1]. Vì vậy chương trình học bổng nữ sinh đã thiết kế file quản lý cá nhân trực tuyến nhằm giúp các nữ sinh cải thiện một số kỹ năng thiết yếu quan trọng trong suốt 4,5 năm nhận học bổng như : Làm chủ bản thân, quản lý thời gian, giao tiếp, ICT, tiếng Anh, thời gian online,....

Sử dụng file quản lý cá nhân như thế nào cho hiệu quả?

Mặc dù cần sử dụng máy tính nối Internet để sử dụng và không phải bạn nữ sinh nào cũng đã có máy tính hoặc kết nối Internet ở thời điểm này. Tuy nhiên để theo học Đại học thì việc sử dụng những phương tiện này là bắt buộc trong thời đại thế giới nối mạng hiện nay. Với sự hỗ trợ tài chính từ chương trình học bổng và việc lập kế hoạch chi tiêu một cách cẩn thận, cùng những chương trình hỗ trợ máy tính, internet cho sinh viên từ các công ty, các bạn sẽ sớm sở hữu một cái máy tính giá rẻ cho sinh viên của riêng mình. Ngay bây giờ, nếu chưa có máy tính nối mạng các bạn cũng có thể tận dụng các phòng máy tính của trường hoặc sử dụng máy tính ở quán net hay dùng qua các ứng dụng trên điện thoại smartphone để truy cập và sử dụng được file quản lý cá nhân của mình. Tuy nhiên để sử dụng hiệu quả file quản lý cá nhân và thực sự cải thiện những kỹ năng còn yếu, các bạn cần đọc và làm theo những hướng dẫn dưới đây:

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG FILE QUẢN LÝ CÁ NHÂN

1. Mở file quản lý cá nhân:

Cách 1:

- Đăng nhập gmail, mở mail mời nhận tài liệu được chia sẻ, chọn Open:

Cách 2:

- Đăng nhập gmail, ở giao diện chính của gmail, chọn biểu tượng hình vuông dạng lưới

- Chọn ứng dụng Drive

- Trang web sẽ đưa đến địa chỉ drive.google.com, chọn mục thứ 2 (Shared with me / Tài liệu được chia sẻ với tôi), sau đó chọn tập file quản lý cá nhân



- File quản lý cá nhân sẽ có 4 trang sheet khác nhau: [ThongTinSinhVien], [QuanLyChiTieu], [KienNghiGiaiDap] và [ThongBao] (các bạn không được thay đổi tên các sheet này)


2. Thông tin sinh viên (chọn sheet [ThongTinSinhVien])

- Sinh viên tự kiểm tra và cập nhật thông tin cá nhân trong mục Thông tin sinh viên ở sheet [ThongTinSinhVien] , thông tin liên hệ và thông tin tài khoản ngân hàng (cột A đến cột AB). Đây là nơi lưu giữ những thông tin cá nhân của nữ sinh trong suốt thời gian nhận học bổng. Nữ sinh có trách nhiệm kiểm tra/cập nhật mỗi khi có thay đổi để đảm bảo những thông tin ở đây luôn chính xác, và cập nhật, đặc biệt là những thay đổi về địa chỉ, thông tin liên lạc, tài khoản, chuyên ngành, điểm số các kỳ, các hoạt động ngoại khóa đã tham dự,... N

- Trong phần theo dõi điểm các kì, điền điểm trung bình của kì (không điền điểm tích luỹ qua các kì) vào các ô dưới ô K1, K2, K3.... và viết điểm của các môn cụ thể vào cột chú thích bên cạnh. Lưu ý viết dùng dấu chấm (.) khi viết điểm trung bình, ví dụ: 2.65 thay vì 2,65.


- Điền số hoạt động đã tham gia trong từng kì dưới dạng phép cộng, ví dụ: Số hoạt động trong kì 1 là 3 hoạt động => điền =1+1+1 vào cột AW thay vì điền số 3. Ở cột AX, liệt kê các hoạt động đã tham gia và đánh số thứ tự cho từng hoạt động. Các hoạt động bao gồm hoạt động của chương trình Học bổng nữ sinh (Tham dự các buổi lễ, giao lưu, họp mặt...) và các hoạt động tình nguyện, xã hội ở ngoài.


- Khi cố gắng sửa nội dung ở các cột có màu (từ cột BU đến cột CM), sinh viên sẽ nhận được thông báo như hình dưới. Điều đó có nghĩa là các cột này đã được bảo vệ và sinh viên không có quyền chỉnh sửa hay thay đổi nội dung.


Từ cột BZ đến CM là thông tin liên quan đến các kỹ năng mềm theo đánh giá đầu vào của nữ sinh, nhưng thông tin này giúp bạn tự đánh giá những điểm yếu, điểm mạnh của mình so với mặt bằng chung và chủ động lên kế hoạch để phát triển những kỹ năng đã tốt , hoàn thiện những kỹ năng còn yếu

Ô BZ có biểu đồ trực quan của các kỹ năng mềm theo đánh giá đầu vào của bạn so với mặt bằng chung nữ sinh trong chương trình học bổng tại trường của bạn. Ví dụ như trên hình dưới, bạn nữ sinh này có điểm mạnh là Kỹ năng từ chối nhưng các kỹ năng như làm việc nhóm, xác định mục tiêu, giao tiếp, quản lý thời gian và làm chủ bản thân còn yếu hơn so với mặt bằng nữ sinh, vì vậy bạn nữ sinh có thể chủ động lên kế hoạch để tự hoàn thiện những kỹ năng còn yếu của mình theo kịp bạn bè bên cạnh tận dụng những cơ hội hoàn thiện kỹ năng mềm mà chương trình học bổng nữ sinh đem lại trong suốt thời gian nhận học bổng.
Từ các cột CA đến CM là từng kỹ năng cụ thể so với trung bình kỹ năng mềm của cả nhóm nữ sinh trong chương trình học bổng để bạn tự đánh giá.
Các ô này được bảo vệ nên các bạn chỉ xem được để tham khảo, mỗi khi tiến hành đánh giá mới, chương trình học bổng nữ sinh sẽ cập nhật số liệu mới của bạn và các nữ sinh trong chương trình của bạn vào mục này.

3. Quản lý chi tiêu
Chọn sheet [QuanLyChiTieu] để vào mục này, đây là nơi nữ sinh thực hành lập kế hoạch và quản lý chi tiêu cá nhân của mình trong suốt thời gian nhận học bổng. Đây cũng là nơi các cán bộ quản lý chương trình học bổng nữ sinh có thể quan sát, đưa ra các tư vấn, hỗ trợ cần thiết để giúp các em lập kế hoạch chi tiêu, cân đối thu chi, nhằm sử dụng hiểu quả nhất hỗ trợ tài chính từ chương trình học bổng cũng như rèn luyện các kỹ năng mềm quan trọng là lập kế hoạch bản thân và quản lý tài chính trong suốt 4,5 năm học đại học. Vì vậy để sử dụng hiệu quả mục này, nữ sinh được khuyến khích liệt kê tất cả các khoản chi tiêu thường nhật của mình (kể cả những khoản chi ngoài học bổng) trong mục này, cũng như lên kế hoạch cho những khoản chi tiếp theo. Căn cứ vào những thông tin trong mục này, cán bộ chương trình học bổng sẽ đưa ra các tư vấn, hỗ trợ cần thiết giúp nữ sinh sử dụng học bổng hiệu quả hơn cũng như đưa ra các kiến nghị kịp thời đối với nhà tài trợ nhằm tìm kiếm thêm các nguồn lực hỗ trợ nữ sinh. Hướng dẫn cụ thể như sau :
- Sinh viên liệt kê tất cả các khoản đã chi hoặc dự tính sẽ chi trong suốt 4 năm đại học vào cột A.

- Điền số tiền ứng với từng khoản chi vào cột B. Lưu ý chỉ điền số, không dùng dấu chấm hay dấu phẩy, và không điền đơn vị tiền tệ, ví dụ sai: 252.000 hay 252,000 hay 252000đ ví dụ đúng: 2520000. Mỗi ô ở cột B đều được để sẵn ở định dạng Việt Nam đồng, do vậy số tiền sẽ được tự động chuyển thành đ2,520,000.

- Điền ngày tháng chi tiêu hoặc dự tính sẽ chi tiêu số tiền tương ứng. Lưu ý điền theo định dạng tháng / ngày / năm.

- Điền trạng thái của khoản chi tiêu vào cột D: điền dấu X nếu thực tế đã chi khoản chi này, và điền O nếu khoản chi đó được dự tính sẽ phát sinh trong tương lai.

- Phân loại các khoản chi tiêu vào cột E theo các khoản mục sau:

Học phí: Học phí kì 1, học phí kì 2.....

Học phụ đạo: các khoản tiền học tiếng Anh, Tin học, kĩ năng mềm (ghi cụ thể kỹ năng gì?), tiền sách vở, dụng cụ học tập, máy tính phục vụ cho việc học, tiền photo tài liệu, phí đoàn....

Tiền ăn: tiền ăn sáng, ăn trưa, ăn tối....

Cá nhân: tiền mua đồ dùng cá nhân, tiêu vặt và các khoản khác....

Y tế: tiền khám chữa bệnh, mua thuốc.....

Tiền trọ: tiền thuê trọ, tiền điện, nước, internet....

Đi lại: tiền xăng, gửi xe, mua xe....

- Điền số tiền hỗ trợ nhận được từng đợt vào cột J và thời gian nhận được tiền (chỉ điền số, không điền dấu và đơn vị tiền tệ) vào cột K (theo định dạng tháng/ngày/năm).

- Thông tin ở các cột còn lại (cột FI, cột L) là thông tin tham khảo, đã được bảo vệ và không thể thay đổi nên bạn đừng cố viết vào các ô trên những cột này.

4. Kiến nghị giải đáp
Chọn sheet  [KienNghiGiaiDap] để vào mục này, đây là nơi để nữ sinh giao tiếp chính thức với cán bộ quản lý chương trình học bổng nữ sinh. Khác với giao tiếp qua các nhóm Facebook group hay các buổi sinh hoạt trực tiếp, mọi giao tiếp qua mục [KienNghiGiaiDap] là cá nhân nên nữ sinh được khuyến khích gửi mọi câu hỏi, thắc mắc, yêu cầu tư vấn, hỗ trợ,... qua mục này. Cán bộ quản lý chương trình nữ sinh sẽ có trách nhiệm tư vấn, giải đáp sớm nhất có thể (trong vòng 72 giờ kể từ khi bạn gửi câu hỏi hoặc yêu cầu tư vấn/hỗ trợ) cho đến khi nữ sinh hài lòng với giải đáp. Hướng dẫn cụ thể ở dưới đây:
- Sinh viên nếu có bất kì thắc mắc hoặc đề nghị gì có thể điền vào cột A, phần Kiến nghị và thời gian đưa ra thắc mắc vào cột B (theo định dạng tháng/ngày/năm)

- Sau khi nhận được thắc mắc / kiến nghị của sinh viên, cán bộ Trung tâm sẽ trả lời sinh viên ở cột C cùng thời điểm (ngày/tháng/năm) đưa ra câu trả lời ở cột D. Nếu sinh viên hài lòng với câu trả lời thì điền dấu X vào cột E, nếu chưa hài lòng thì điền / hoặc để nguyên dấu O, khi đó các cán bộ của Trung tâm sẽ trả lời lại sinh viên.

- Ô được bôi màu vàng ở hai cột cuối cùng đã được bảo vệ và không thể thay đổi dữ liệu.

5. Thông báo
Chọn sheet [ThongBao] để vào mục này, đây là nơi nữ sinh nhận các thông báo mới nhất từ chương trình học bổng, nữ sinh chỉ đọc chứ không sửa hay nhập thông tin vào các ô trong mục này. Nữ sinh cần cập nhật thường xuyên thông tin trong mục này để đảm bảo nhận được các thông tin, hướng dẫn, thông báo mới nhất từ chương trình học bổng nữ sinh.
Toàn bộ sheet ThongBao đã được bảo vệ, do vậy sinh viên chỉ có thể xem nội dung thông báo mà không thể thay đổi nội dung.
Đây là nơi nữ sinh nhận các thông báo mới nhất từ chương trình, bên cạnh các kênh truyền thống như Facebook group của trường, các nhóm câu lạc bộ nữ sinh, nhóm kỹ năng và email.

TÀI LIỆU THAM KHẢO :
  1. Kỹ năng mềm và học lực, 09.04.2016 - http://goo.gl/foMpK6
  2. Báo cáo kỹ năng mềm của CED, 20.10.2015 - http://goo.gl/Ti2Dys
  3. Đánh giá tình trạng việc làm sau khi tốt nghiệp của nữ sinh học bổng Merali của ĐHQG HN, 21.09.2015 -  http://goo.gl/oTfApy
  4. Tracking Employment After Graduation of VNU Merali scholars, September 21, 2015,  -http://goo.gl/Es1E1C
  5. Lễ trao học bổng cho nữ sinh Merali tại ĐHXD HN, 21.09.2015 - http://goo.gl/xsqfWq
  6. Giao lưu nhà tuyển dụng và nữ sinh Merali tại ĐHQG HN, 15.03.2015- http://goo.gl/FV3hFY
  7. Students in Ho Chi Minh City Are Weak in Soft Skills, Feb 17, 2010 -  http://goo.gl/NcewZy  
  8. VIETNAMESE YOUTH’S SOFT SKILLS, April 2, 2015 - https://goo.gl/JLhy1M
  9. Skilling up Vietnam: Preparing the workforce for a modern market economy, November 29, 2013 -http://goo.gl/mGy0AC
  10. Phát triển kỹ năng: Xây dựng lực lượng lao động cho một nền kinh tế thị trường hiện đại ở Việt Nam, 29.11.2013- http://goo.gl/ab8Vfn
  11. Định hướng kỹ năng mềm cho nữ sinh ĐHXD HN, 22.11.2915 -  http://goo.gl/K1Nq4y
  12. Định hướng kỹ năng mềm cho nữ sinh ĐHCT HN, 26.11.2915 - http://goo.gl/fJspfh
  13. Định hướng kỹ năng mềm cho nữ sinh ĐHAG HN, 27.11.2915 - http://goo.gl/p3vjdK
  14. Hướng dẫn sử dụng file quản lý cá nhân nữ sinh ĐHXD HN - http://goo.gl/AIfngG  ; ĐHCT  -  http://goo.gl/0ZoX5Q ; ĐHAG - http://goo.gl/NFb7Po
By Trang Cao, Minh Vu

Theo Blog CED

0 comments:

Post a Comment

 
Blog CED - Vi © 2013. All Rights Reserved. Powered by Blogger
Top