Kỹ năng giao tiếp qua thư tín hiệu quả : Như trên bài một bạn đã hiểu được các yếu tố để tạo thành một quá trình giao tiếp, các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng của quá trình giao tiếp. Bây giờ chúng ta nhìn vào một trường hợp cụ thể của giao tiếp và rất phổ biến trong cuộc sống là giao tiếp qua thư tín. Căn cứ vào phương thức giao tiếp được phân chia trực tiếp, gián tiếp.

Giao tiếp trực tiếp là chủ thể gặp gỡ trao đổi thông tin với nhau qua trò chuyện trực tiếp, thảo luận, đàm phán.

Giao tiếp gián tiếp là giao tiếp bằng phương tiện truyền thông như điện thoại, thư từ, vô tuyến tuyền hình…

Thư tín là thuộc hình thức giao tiếp gián tiếp thông qua ngôn ngữ viết nhằm trao đổi thông tin để đạt mục đích giao tiếp bao gồm thư email, tin nhắn điện thoai, topic ngắn trên diễn đàn…

LÝ DO PHẢI NÂNG CAO KỸ NĂNG GIAO TIẾP QUA THƯ TÍN?

Giao tiếp thư tín là một phần quan trọng trong cuộc sống hiện đại đặc biệt là với sự giúp sức của công nghệ thông tin và truyền thông và internet, trước đây qua trình này diễn ra với nhiều thời gian, giữa hai lần giao tiếp có thể tính bằng ngày, tuần, tháng ,... đôi khi cả năm thì hiện nay với sự giúp sức của Internet và dịch vụ email, giao tiếp này có thể diễn ra nhanh chóng từ vài phút đến vài giây

Với sự phát triển công nghệ thông tin cũng như những lợi ích ích của việc sử dụng thư tín mang lại thì nhu cầu sử dụng thư tín ngày càng cao. Giúp chúng ta trao đổi thông tin, tiết kiệm chi phí, chuyển phát nhanh chóng, đạt được những mục đích cụ thể trong giao tiếp thì việc nâng cao kỹ năng giao tiếp qua thư tín là hết sức cần thiết.

Việc mình rèn luyện ngôn ngữ viết cũng là cách mình rèn luyện các diễn đạt, khả năng sử dụng từ ngữ, câu cú, phản xạ trong ngôn ngữ nói.

Nhắn tin, email, giao tiếp trên các diễn đàn, mạng xã hội … quá quen thuộc với các bạn sinh viên của chúng ta. Trong môi trường bạn bè cùng trang lứa chúng ta có thể thoải mái giao tiếp qua thư tín nhưng đối với những người hơn tuổi như bố mẹ, cô chú, thầy cô, đối tác trong công việc thì việc giao tiếp qua tin nhắn, email cũng là cả một vấn đề khó khăn mà nhiều bạn gặp phải.

Ví dụ: Viết thư email, nhắn tin điện thoại cho thầy cô giáo, cho cán bộ chương trình học bổng, cho nhà tuyển dụng...

Ngôn ngữ viết là cách giao tiếp dễ dàng và đạt hiệu quả bởi trong khi viết chúng ta có thời gian suy nghĩ chăm chút, lựa chọn từng câu chữ, cách diễn đạt phù hợp với mục đích giao tiếp. Tuy nhiên nhiều bạn cảm thấy khó khăn sử dụng ngôn ngữ viết như trả lời tin nhắn, email.

Chương trình học nữ sinh của chúng ta đều có file quản lý có mục hỏi đáp những thắc mắc của nữ sinh, cán bộ chương trình rất vui mừng vì đã nhận được rất nhiều thư tín từ các bạn sinh viên gửi về chương trình hỏi những thông tin xung quanh về chương trình học bổng nhưng không ít những lá thư không có dấu, mất lỗi chính tả, sử dụng từ lóng khiến cho cán bộ mất nhiều thời gian để dịch và đôi khi thấy hụt hẫng bởi những những câu hỏi cụt lủn không đầu không đuôi của một số bạn nữ sinh.

NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP THƯ TÍN HIỆU QUẢ

Tuy nhiên để giao tiếp hiệu quả thì các bạn cũng cần tuân thủ một số nguyên tắc dưới đây:

Thứ nhất là chủ đề của giao tiếp rõ ràng, thể hiện ở mục đích của giao tiếp cụ thể là trả lời được 5W + 1H như sau


  • What : Giao tiếp về cái gì? (ví dụ viết thư xin việc, viết thư xin học bổng hay viết thư hỏi thăm xã giao thông thường ???)
  • Why : Tại sao phải giao tiếp (viết thư)
  • Who : Giao tiếp với ai, ai giao tiếp (ai viết thư, ai nhận thư)
  • When : Khi nào diễn ra giao tiếp (ví dụ viết thư gửi ngay hôm nay dự tính là mai sẽ đến, hay viết thư mời nhập học thì phải gửi trước thời điểm nhập học bao lâu ???)
  • Where : Giao tiếp đến đâu ? (có địa chỉ chính xác của người gửi không, làm thế nào mô tả địa chỉ đủ để người đưa thư giao thư đến nơi?)
  • How : Giao tiếp diễn ra như thế nào thì hiệu quả ? (có mẫu thư xin việc hay mẫu thư xin học bổng không, thư thăm hỏi xã giao thì hỏi những câu hỏi gì? viết những gì? trả lời những gì? viết ra sao? văn phong thế nào,...?

Khi bạn viết thư thì rõ ràng bạn mong đợi người nhận thư hiểu đúng thông tin bạn viết, sẽ có những hành vi như dự kiến của bạn và trong đa số trường hợp thì sẽ phản hồi thư của bạn sớm nhất. Vì vậy, thư ở đây là thông điệp của bạn truyền đi cần được mã hóa đúng cách tức là viết với văn phong, câu cú, ngữ pháp và chính tả được rà soát cẩn thận, thư cần có đúng địa chỉ để giúp quá trình truyền thông tin qua bưu điện được dễ dàng, tránh bị gửi trả lại,... cũng như đảm bào dùng những từ ngữ phù hợp với kiến thức, hiểu biết của người nhận thư (tức là những mong đợi của người nhận thư đối với bạn).

Để tránh giải mã sai, thì thông điệp trong thư nên ngắn gọn, rõ ràng, câu hỏi rõ ý hỏi, câu trả lời đúng trọng tâm, đúng ý hỏi. Câu phải có chủ ngữ vị ngữ và đúng ngữ pháp để người đọc có thể hiểu được. Không nên viết theo cảm hứng mà nên dàn trước các ý, khi viết có bằng chứng đi kèm, sau khi viết xong đọc lại và chỉnh sửa lại nội dung cho dễ đọc, dễ hiểu, thì thư viết sẽ hiệu quả hơn.

NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP

Sau đây là một số lỗi các bạn hay mắc khi viết thư, nhắn tin cho người hơn tuổi, đối tác trao đổi công việc…
Về ngữ pháp:

  • Viết chữ không dấu
  • Mắt lỗi chính tả
  • Diễn đạt lủng củng
  • Sử dụng từ “ lóng”, từ địa phương.


Về bố cục:


  • Không có câu mở đầu: chào hỏi, giới thiệu bản thân
  • Nội dung dài dòng, lan man không có trọng tâm, không đủ ý.
  • Không có câu kết: Có thể là câu thể hiện cảm xúc, nguyện vọng, câu chúc tạm biệt…

Đó là lỗi cơ bản mình muốn chỉ ra cho các bạn biết.

PHÂN TÍCH VÍ DỤ TRONG MINI GAME

Qua khảo sát thông qua trò chơi MINIGAME thì thấy phần lớn các bạn đều rơi vào một trong nhưng lỗi mà mình đã nêu ở trên. Chắc sẽ có một số bạn nghĩ rằng trò chơi mình đưa ra không có gì quan trọng nhưng ngay tiêu đề mình nói rất rõ đây là trò chơi giúp các bạn rèn luyện kỹ năng giao tiếp, đã là bài tập thì chắn phải làm đúng.

Mình rất tâm đắc đoạn triết lý dưới đây:


Gieo và gặt bội thu
Nếu chúng ta cẩn thận từ những cái nhỏ, việc nhỏ và thực hiện chúng thường xuyên thì sẽ trở thành thói quen , nên hãy thực hành những gì mình học được vào ngày cuộc sống thường nhật. Nên các bạn hãy thực hành những gì mình chia sẻ vaò ngay những cuộc trò chuyện với bạn bè, người thân dần dần sẽ thành thói quen tốt khi ấy bạn sẽ không bị động trong mọi hoàn cảnh giao tiếp.

Trở lại với ví dụ:

" Tâm chào các bạn, hôm nay các bạn cảm thấy thế nào? Bây giờ bạn có thể chia sẻ cho mình biết trong kỳ nghỉ sắp tới ( 30/4- 1/5) bạn có những kế hoạch, dự định gì?"

Cấu trúc, nội dung câu hỏi của mình:
Câu chào mở đầu: “Tâm chào các bạn” vậy Who ở đây là Tâm là người giao tiếp còn các bạn đang đọc bài viết là người nhận giao tiếp
Why : Động cơ bài viết là mình muốn giúp các bạn tự cải thiện kỹ năng viết thư qua việc phân tích các câu trả lời của từng bạn.
What : Nội dung: “Bây giờ bạn có thể chia sẻ cho mình biết trong kỳ nghỉ sắp tới ( 30/4- 1/5) bạn có những kế hoạch, dự định gì?"
When: Thời điểm giao tiếp là mỗi bạn đọc bài viết này
How : Là mình viết bài này dưới dạng một mini game trên Facebook sau đó tổng kết các câu trả lời của các bạn trong bài viết này rồi gửi trả lại để các bạn cùng đọc và tự điều chỉnh cho bản thân.
- Hỏi thăm tâm trạng, cảm xúc của các bạn (vừa thể hiện sự quan tâm và lịch sự và là yếu tố ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp của mỗi người và nhờ đó thiết lập được giao tiếp cá nhân với từng bạn thì các bạn mới tham gia và trả lời)
- Muốn biết dự định, kế hoạch trong kỳ nghỉ của các bạn: Làm gì, ở đâu, vào thời gian cụ thể nào, với ai, như thế nào? (5W1H)

NHƯ NÀO LÀ CÂU TRẢ LỜI TỐT?
Đó là thông tin mình phát đi, gửi tới các bạn là người nhận, còn chiều ngược lại thì như thế nào chúng ta cùng xem nhé : Sau đây là những câu hỏi mà mình đã đọc và xếp vào câu trả lời tốt, Đó là những câu hỏi không phạm những lỗi trên:

Như:
Hoa Cáo Chào chị, hôm nay là thứ 2 đầu tuần em cảm thấy vui vẻ và tràn đầy năng lượng để sắn sàng cho một tuần mới với việc học và công việc của mình, chị thì sao.

Trong dịp 30/4 tới em sẽ về quê thăm gia đình đồng thời tham gia một chương trình tình nguyện cùng các bạn trong đội tình nguyện ở quê nhà.

Truong Yen Chào chị! Hôm nay của em là một ngày khá là bận rộn vì bài tập nhiều và phải chuẩn bị cho các đợt kiểm tra cuối cùng để bắt đầu thi học kì 2. 
Tuy là học nhiều nhưng em bỏ chút thời gian để tham gia trò chơi của chị, vì trò chơi này giúp em giảm căng thẳng khi có thể chia sẻ về ngày nghỉ lễ sắp tới. Dịp lễ là thời gian để em về nhà thăm gia đình cũng như gặp lại một số bạn bè cũ đã lâu không gặp,nhưng em cũng không quên nhiệm vụ ôn thi trong dịp nghỉ lễ sắp tới để có thể đạt kết quả cao trong kì thi sắp tới.

Hồng Tươi Xin chào. Hôm nay mình cảm thấy hơi bận vì học nhiều nhưng cũng có niềm vui. Kỳ nghĩ sắp tới ( 30/4 - 1/5) mình dự định về quê thăm gia đình vì vậy có thể bị gián đoạn thông tin do nhà mình không có internet. Còn bạn thì sao?

Đinh Diễm Linh Dạ em chào chị! Hôm nay là một ngày khiến em có nhiều cảm xúc lắm chị! Vừa lo, vừa căng thẳng, lại nôn nao, phấn khởi bởi đây là thời gian em phải đối diện với rất nhiều bài học chuẩn bị cho kỳ thi các môn quan trọng sắp tới, một bước tiến của năm đầu đại học và suy nghĩ lập kế hoạch học tập cho những kỳ học tiếp theo một cách hiệu quả nhất nhưng cũng là thời gian nghỉ ngơi, chờ đợi đến ngày về với gia đình sau hai tháng mấy chưa đc về nhà! 30/4 và 1/5 sắp tới sẽ là kỳ nghỉ lễ vui vẻ và thoải mái của em với gia đình, thầy cô và bạn bè cũ sau 1 năm học mệt mỏi. Em sẽ chuẩn bị tinh thần học bài thật tốt để thi các môn còn lại.hỳ

Cô Cô Hi chị.Hôm nay em cảm thấy vui vẻ vì việc học và thi giữa kì lúc sáng khá tốt.Nhưng cũng hơi lo một tí vì em sắp thi giữa kì một môn mà em đang kém. 30/4 này em không về ,em ở lại học tiếng anh và đi dạy thêm ạ.

Hà Anh Hà Anh Hi chị. Em không thoải mái vì hôm nay em đi học muộn. Cộng thêm làm bài cứ sai. Biểu tượng cảm xúc frown Kì nghỉ tới em định về quê 1 người bạn!!!

Kim Hường Chào chị, hôm nay e rất vui ạ. Vì khi học xong e cùng nhỏ bạn dạo 1 vòng trường và có chụp cảnh vật, nhìn rất đẹp. Lễ này e dự định là về nhà với gia đình và gặp bạn bè cấp 3.

Như vậy dù rằng chúng ta có 26 câu trả lời nhưng chỉ có 7 câu trả lời đạt yêu cầu (27%), không phạm những lỗi mình nêu trên.

Thông qua trò chơi này mình hy vọng các bạn có thêm những kiến thức bổ ích, kinh nghiệm trong quá trình rèn luyện kỹ năng mềm.

Chúc các bạn thành công

Thân ái!

By Thanh Tâm

Theo BlogCED

2 comments:

  1. This comment has been removed by the author.

    ReplyDelete
  2. Bài viết hay lắm. Đáng để tham khảo phát triển thêm kỹ năng cho bản thân
    cap quang internet nao tot nhat

    ReplyDelete

 
Blog CED - Vi © 2013. All Rights Reserved. Powered by Blogger
Top