Giao tiếp hiệu quả ?

GIAO TIẾP THẾ NÀO THÌ HIỆU QUẢ? Bài viết này nhằm giúp các em nữ sinh trong chương trình học bổng nữ sinh hiểu được bản chất một quá trình giao tiếp, các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng giao tiếp và những biện pháp giúp cải thiện quá trình giao tiếp cho hiệu quả. Một ví dụ liên hệ giữa quá trình giao tiếp trên lớp giữa giảng viên và sinh viên trên giảng đường cũng được sử dụng để gợi ý,

Giao tiếp là gì ?

Giao tiếp là hình thức trao đổi thông tin giữa người với người trong đó tại mỗi thời điểm, một người đóng vai trò nguồn phát tin (nguồn tin), (những) người kia đóng vai trò nguồn nhận tin (độc giả). Giao tiếp diễn ra qua các môi trường trung gian (ví dụ không gian trò chuyện trực tiếp, trò chuyện qua điện thoại, thư tín, hay xem một bộ phim truyền hình,... bất cứ cái gì mà truyền thông tin từ nguồn đến người nhận thì đều là môi trường trung gian và được gọi là kênh thông tin hay kênh truyền tin).

Quá trình giao tiếp

Giao tiếp có cần thiết không ?

• Không giống như một số giống loài sinh vật, con người với não bộ và khả năng xử lý thông tin được xem là sinh vật xã hội bậc cao nên không thể sống được mà thiếu giao tiếp, vì vậy hình phạt lớn nhất đối với con người là bị cầm tù, khi họ bị giới hạn các khả năng giao tiếp.
• Một số người sinh ra đã bị khiếm khuyết về giao tiếp ví dụ như bị mù bẩm sinh, bị khiếm thính,,.... trong quá trình phát triển sẽ phải nỗ lực rất nhiều để cải thiện khả năng giao tiếp của mình, phát triển những giác quan còn lại để bù đắp những khiếm khuyết. Ví dụ các bạn thấy những bạn bị điếc bẩm sinh thường mắt rất sáng và rất giỏi ngôn ngữ ký hiệu, các bạn bị mù bẩm sinh thường tai rất thính và cảm nhận xúc giác rất tốt.
• Nhà bác học Stephan Hawkin người Anh đã phát minh ra lý thuyết về vụ nổ lớn vũ trụ bị liệt cả người không còn khả năng phát âm nhưng ông vẫn có thể giao tiếp được hiệu quả nhỏ một chiếc máy tính đọc ánh mắt để dịch ra thành ngôn ngữ con người hiểu được. Hay khi bạn không giỏi ngoại ngữ và phải giao tiếp với người nước ngoài thì bạn sẽ có khuynh hướng dùng ngôn ngữ cử chỉ để tiến hành giao tiếp.

Những yếu tố gì ảnh hưởng đến giao tiếp ?

Để xét những yếu tố nào ảnh hưởng đến giao tiếp, hãy xem sơ đồ dưới đây :

Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp, chú ý bối cảnh xảy ra giao tiếp

Giả sử chúng ta xét một giờ giảng bài trên lớp học, khi đó chúng ta xác định các vai trò trong một cuộc giao tiếp gồm có :

Giáo viên đóng vai trò nguồn tin: giáo viên có kiến thức, kỹ năng sư phạm, kinh nghiệm giảng dậy phong phú,... nhưng các yếu tố này khác nhau với từng giáo viên nên chất lượng nguồn tin của mỗi giáo viên cũng khác nhau

Người nhận ở đây là mỗi sinh viên: do mỗi bạn sinh viên có kiến thức trước đó về bài học, môn học, kỹ năng năng học , kỹ năng nghe giảng tư duy logic và sự hứng thú về môn học khác nhau nên khả năng tiếp thu cũng khác nhau với từng sinh viên

Bối cảnh ở đây là lớp học: hay giảng đường, mỗi lớp học hay giảng đường khác nhau sẽ khác nhau về ví dụ có giảng đường rộng, có giảng đường chật, có giảng đường ồn vì gần đường cái, có giảng đường có máy chiếu, có giảng đường không có quạt,... do đó mỗi giảng đường lại khác nhau với từng sinh viên

Kênh truyền thông tin: ở đây là hội thoại trực tiếp trong đó mỗi giáo viên có thể giảng một cách khác nhau, có người dùng microphone, có người viết lên bảng, có người sử dụng máy chiếu, .,. do đó với mỗi giáo viên kênh truyền thông tin trên lớp là không giống nhau ,... khác với các lớp học trực tuyến qua mạng nơi kênh truyền thông là internet.

Giao tiếp trên lớp là quá trình 1-1 giữa mỗi sinh viên với giảng viên tại mỗi thời điểm, do đó lớp đông quá thì giao tiếp này kém hiệu quả 

Quá trình học có thể coi là một quá trình giao tiếp trong đó kiến thức bài học, được giảng viên mã hóa thành các thông điệp và phát đi qua lời nói hoặc trình chiếu hay viết lên bảng hay kết hợp các cách trên để đến được sinh viên. Ở đầu nhận, sinh viên quan sát, lắng nghe, ghi chép,... để lưu trữ các thông điệp đó vào bài học và vào bộ nhớ sau đó giải mã để diễn dịch các thông điệp đó thành kiến thức, để hiểu bài học.

Học truyền thống thì đây là quá trình một chiều, giáo viên là nguồn phát tích cực, sinh viên là nguồn nhận thụ động và đo đó gọi là học thụ động hay học truyền thống, khác với quá trình học hiện đại thì là quá trình tương tác hai chiều, nhiều chiều, giáo viên truyền thông tin đến học viên, học viên nhận, giải mã, hiểu và sau đó phản hồi lại với giáo viên qua các thông điệp dưới dạng câu hỏi và nhận được các thông điệp phản hồi / trả lời, học viên cũng có thể giao tiếp với nhau khi làm các bài tập/dự án nhóm nên còn gọi là học tích cực.

Vậy bất cứ điều gì tác động đến quá trình mã hóa và truyền tin, nhận tin và giải mã này thì đều ảnh hưởng đến chất lượng giao tiếp ví dụ như ::

Bối cảnh (môi trường, kênh thông tin,..), nguồn tin (giảng viên) và độc giả (sinh viên) là những yếu tố ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp trên lớp học

Giáo viên yếu : Nguồn phát tin cũng có thể gặp phải một số vấn đề sau đây

• Hổng kiến thức, kỹ năng về chủ đề cần giảng dậy (điều này hiếm khi xảy ra)
• Kỹ năng sư phạm kém, phương pháp truyền đạt không tốt (một số giảng viên lười soạn bài thường đọc cho ghi chép hoặc giảng viên trẻ thiếu kinh nghiệm có thể gặp phải vấn đề này)
• Thời gian truyền thông tin không đủ, để sinh viên kịp ghi chép lưu và kịp giải mã thông tin (do thiết kế bài giảng chưa hợp lý, do các yếu tố khách quan hoặc chủ quản phải rút ngắn chương trình,...)

Kênh truyền không tốt : Môi trường truyền thông có thể gặp phải một số vấn đề làm ảnh hưởng đến quá trình truyền thông tin hiểu qua như :

• Môi trường học tập ồn ào, nhiều yếu tố gây mất tập trung, làm sao lẵng sinh viên
• Thiếu phương tiện để truyền tin hiệu quả như thiếu microphone, bảng / phấn, máy chiếu, powerpoint không tốt (nhiều chữ, dài, không có điểm nhấn,...)

Sinh viên tiếp thu không tốt : Đầu nhận thông tin thường gặp nhiều vấn đề khiến cho việc giao tiếp gặp khó khăn ví dụ như :

• Hổng kiến thức, thiếu kỹ năng học (nghe chép không kịp), nghe kém, 
• Không đọc trước bài học nên không nắm được các từ khóa (keyword), thuật ngữ mà giáo viên đề cập dẫn đến thời gian giải mã lâu hơn, không kịp ghi chép, càng nghe càng không hiểu,...
• Sinh viên thụ động không tương tác với giáo viên qua hỏi đáp các nội dung mình chưa hiểu cũng khiến cho quá trình giao tiếp thất bại.

Giao tiếp như thế nào thì hiệu quả ?

Vậy giao tiếp như thế nào thì hiệu quả, để giao tiếp hiệu quả thì cả các thành phần tham gia vào giao tiếp đều phải hiệu quả cụ thể là :

Hãy tự hỏi giao tiếp có thực sự đang xảy ra không? những yếu tố nào đang ảnh hưởng đến chất lượng cuộc giao tiếp của bạn?

Lấy ví dụ như một giao tiếp sư phạm như giờ lên lớp :

Đối với giáo viên: Giáo viên có thể cải thiện quá trình truyền thông qua những gợi ý dưới đây:

• Chuẩn bị kỹ trước bài học, tìm các từ khóa, cách diễn đạt bài giảng cho dễ hiểu phù hợp với kiến thức hiện có của sinh viên 
• Sử dụng các phương tiện trợ giúp như máy chiếu, máy tính, bảng đen ,... câu hỏi thảo luận, bài tập hướng dẫn,... để tăng tương tác với học viên
• Điều chỉnh thời lượng bài giảng cho hợp lý, dành một thời gian tương tác với sinh viên qua phần giải đáp ở cuối mỗi giờ học, ôn lại kiến thức bài trước đầu giờ lên lớp và chốt lại kiến thức sau mỗi bài giảng
• Ra bài tập và chữa bài tập để giúp sinh viên vận dụng kiến thức hiệu quả

Với môi trường/kênh truyền thông : Nhà trường, giáo viên và sinh viên có thể cùng cải thiện môi trường truyền thông bằng cách cải thiện những điều kiện dưới đây :

• Phòng học cần yên tĩnh, có đủ các trang thiết bị hỗ trợ giảng dậy như bảng phấn, microphone, máy chiếu, máy tính ở tình trạng hoạt động tốt, 
• Giảm thiểu các yếu tố gây nhiễu vào quá trình truyền và nhận tin
• Tăng hiệu quả biểu đạt thông tin bằng cách sử dung các phương tiện trợ giúp trong quá trình giảng như thuyết trình sử dụng máy chiếu, mô hình, thảo luận, thí nghiệm,...

Với sinh viên : Sinh viên có thể cải thiện giao tiếp trên lớp của mình (học trên lớp) bằng cách áp dụng những gợi ýc sau đây :

• Cần chuẩn bị trước bài giảng ở nhà bằng cách đọc qua một lần trước khi lên lớp (ví dụ sáng hôm sau lên lớp thì tối hôm trước đọc qua một lượt) không cần cố hiểu, chỉ cần nắm được các từ khóa., thuật ngữ chính và xác định được những chỗ nào chưa hiểu để có thể hỏi giáo viên trực tiếp trên lớp.
• Cải thiện kỹ năng ghi chép, tóm tắt bài học để theo kịp với tốc độ giảng trên lớp của giáo viên với tốc độ giải mã của cá nhân mình.
• Tăng cường tương tác với nguồn tin (giáo viên) bằng cách hỏi và lắng nghe giải đáp
• Tăng cường tương tác với bạn bằng cách thảo luận về bài học để làm rõ những chỗ chưa hiểu khi nghe giảng viên giảng bài

Quá trình giao tiếp hiệu quả là một nỗ lực cả 2 phía, từ phía nguồn phát thông tin cho đến đầu nhận thông tin bên cạnh môi trường truyền tin thì mới hiệu quả được.

Đặc điểm của một quá trình giao tiếp thành công ?
Khi các thành tố cùng tham gia vào quá trình giao tiếp là tốt thì quá trình giao tiếp có cơ sở để thành công. Một quá trình giao tiếp thành công thường có đặc điểm chung là quá trình giao tiếp có chủ đích và tuân theo công thức 5W+1H :

Công thức nhiệm màu 5W1H

Vậy 5W1H là gì ? đó là khi bạn hay người mở đầu giao tiếp trả lời đầy đủ được các câu hỏi sau đây

1. Why ? Lý do bạn quyết định giao tiếp ? ví dụ giáo viên giảng bài để giao tiếp với từng sinh viên (lưu ý về bản chất của quá trình giao tiếp này là trực tiếp từ giáo viên đến sinh viên chứ không phải là từ giáo viên đến mọi sinh viên như dáng vẻ bên ngoài)
2. Who ? : Ai tiến hành giao tiếp, ai gửi thông tin và ai nhận thông tin?
3. What ? Bạn giao tiếp cái gì ? Chủ đề/câu hỏi/ nội dung/ thông điệp mà giảng viến giáo tiếp với sinh viên qua việc giảng bài hay câu hỏi/thắc mắc / thảo luận mà sinh viên nêu ra với giảng viên trên lớp học.
4. When ? Khi nào thì giao tiếp này xảy ra? thời điểm đưa ra thống điệp, thời điểm nêu câu hỏi của giảng viên hoặc sinh viên
5. Where ? Vị trí của giao tiếp? ví dụ ngay đầu bài giảng? cuối bài giảng phần thảo luận? đưa ra một ý kiến sau một thuyết trình hoặc một đoạn phim minh họa để có hiệu quả nhất.
6. How ? Cách thức giao tiếp như thế nào ? giảng viên đưa thông điệp đến học viên qua thuyết trình với máy chiếu hay giảng chay? đọc bài giảng hay viết trên bảng? hay vẽ minh họa hay dùng mô hình  minh họa, thí nghiệm  trực quan để minh họa? sinh viên đưa câu hỏi hay viết thư? hỏi giáo viên trực tiếp hay hỏi qua bạn cùng lớp.

Bí quyết để giao tiếp thành công là tự đặt và trả lời tất cả các câu hỏi này một cách thỏa đáng, xem xét và cải thiện chất lượng của các thành tố tham gia vào quá trình giao tiếp gồm nguồn tin, kênh truyền dẫn, bối cảnh, người nhận tin và kênh phản hồi sẽ giúp ta có được một giao tiếp thành công.

TÀI LIỆU THAM KHẢO : Với những bạn biết đọc tiếng Anh có thể tham khảo 10 khóa học giao tiếp và liên quan rất hữu ích miễn phí dưới đây mà tôi sử dụng tham khảo để viết lên bài viết này:

1. https://class.coursera.org/learn/communication
2. https://class.coursera.org/learn/communication-in-the-workplace
3. https://class.coursera.org/course/googlemedia
4. https://class.coursera.org/course/citizenjournalism
5. https://class.coursera.org/learn/leadership-storytelling
6. https://class.coursera.org/learn/writing-for-children
7. https://class.coursera.org/learn/public-speaking
8. https://class.coursera.org/learn/negotiation
9. https://class.coursera.org/learn/negotiation-skills
10. https://class.coursera.org/course/healthliteracy

By MinhVu

Theo BlogCED