» » » » » Tạo một ứng dụng mua sắm trang thiết bị cho NGO với excel google sheet

Là một tổ chức nhỏ, NGO hay doanh nghiệp xã hội, startup khởi nghiệp, với nguồn lực hạn chế, có một số công việc thường nhật mà các bạn cần làm hàng ngày từ quản lý dự án, quản lý tài sản, tài chính, nhân sự, lập kế hoạch và mua sắm,... cho đến những nhiệm vụ có tính chuyên môn hóa cao hơn như scan báo chí, điều tra thực địa/trực tuyến, phân tích số liệu điều tra, trình bày, trình diễn tại các hội thảo, cuộc họp hay gặp mặt khách hàng, xuất bản, phân phối báo cáo, thư ngỏ,... cũng như quản lý khai thác một cơ sở dữ liệu, kênh phản hồi, hỗ trợ khách hàng,.... cả tỉ thứ việc lặt vặt hàng ngày nhưng lại rất tốn thời gian, công sức nếu không có công nghệ hỗ trợ. Là tổ chức nhỏ, nguồn lực hạn chế, nếu làm thủ công sẽ rất tốn thời gian, mua sắm phần mềm quản lý chuyên dụng thì tốn kém về ngân sách và nhiều khi gặp phải trường hợp tính năng, độ phức tạp vượt quá nhu cầu tổ chức,... kiểu như "giết gà dùng dao mổ trâu", rất lãng phí, thiếu thì vẫn thiếu mà thừa vẫn lại thừa. Chọn một "cái áo "phù hợp với bạn, tổ chức của bạn chưa bao giờ là một việc dễ dàng lâu nay.

Vậy giải pháp nào cho một tổ chức nhỏ, nguồn lực hạn chế có thể tận dụng lợi thế của công nghệ để đáp ứng các nhu cầu thường nhật của mình. Nhân vừa hoàn thành một vụ mua sắm thiết bị xuyên lục địa cuối tháng Ba vừa rồi, mình có cảm hứng chia sẻ những kinh nghiệm tích lũy được từ vụ mua sắm cũng như thu hoạch được sau 5 năm bước chân vào lĩnh vực phát triển và 20 năm làm công nghệ thông tin với mong muốn giúp các bạn có thể tận dụng được những thứ sẵn có, miễn phí như gmail, google sheet,... để tạo những ứng dụng phù hợp, hữu ích, đơn giản nhưng hiệu quả cho công việc của bạn. Phương châm của mình là ĐƠN GIẢN và HIỆU QUẢ sẽ dẫn đến kết quả tối đa.

Tin tốt là tất cả những tác vụ vừa đề cập ở trên đều có thể giải quyết triệt để / hoặc gần như triệt để mà chỉ cần sử dụng tính năng bảng tính miễn phí của Google, tất cả các ban cần chỉ là một địa chỉ GMAIL và 15 GB miễn phí từ Google và những hướng dẫn của mình dưới đây. (Một số ứng dụng cũng có thể sử dụng tốt với Office 365, các bạn có thể tìm hiểu và tự chuyển sang dùng theo sở thích, hoặc khi nào có thời gian mình sẽ viết thêm, trước mắt mình hướng dẫn với Google Sheet đã vì như đã nói, nó miễn phí, đơn giản, gọn nhẹ, chạy tốt trên nhiều nền tảng thiết bị,... và bất cứ ai có một địa chỉ GMAIL cũng có thể tự phát triển, chia sẻ và tự sử dụng được các ứng dụng này trong phạm vi tổ chức của mình.

Lưu ý: NHỮNG CHIA SẺ CỦA MÌNH ĐỀU LÀ NHỮNG GÌ TÂM ĐẮC VÀ MÌNH ĐANG SỬ DỤNG HÀNG NGÀY, MÌNH CHỈ THAY TÊN SẢN PHẨM HAY CÁC CHI TIẾT BẰNG CÁC SẢN PHẨM, CHI TIẾT MINH HỌA, CÒN HÀM, THIẾT KẾ,.... GIỐNG HỆT, NGƯỜI THẬT VIỆC THẬT SẢN PHẨM THẬT CÁC BẠN NHÉ!

TẠO MỘT ỨNG DỤNG LẬP KẾ HOẠCH MUA SẮM XUYÊN LỤC ĐỊA VỚI CÁC HÀM TÀI CHÍNH CỦA EXCEL GOOGLE SHEET
Hình 1: Ứng dụng hỗ trợ lập kế hoạch mua sắm xuyên lục địa (hình ảnh/nội dung mang tính minh họa)
Bài toán như sau, tháng Ba vừa rồi mình phải lên kế hoạch mua sắm mấy sản phẩm, dịch vụ từ mấy nước, một từ Anh quốc bằng tiền bảng, một từ Trung quốc bằng tiền nhân dân tệ và một tại Lào bằng tiền Kíp. Thường thì phòng mua sắm thiết bị sẽ phải làm, nhưng vì những sản phẩm, dịch vụ cần mua đều chuyên dụng, họ không nắm được, lại sắp đóng dự án nên cần tiêu tiền nhanh chóng trước ngày 30 tháng Ba nên mình phải vào cuộc.

Cái khó là mỗi nước bán sản phẩm cần mua họ lại tiêu một loại tiền khác nhau, một múi giờ khác nhau, báo giá mỗi thằng một kiểu, vừa phải đàm phán kỹ thuật, tìm hiểu các tính năng lại vừa phải cập nhật giá mới nhất để báo cho bên tài chính duyệt ngân sách và làm thủ tục chuyển tiền liên ngân hàng,... tóm lại là dù tiền cần tiêu không nhiều nhưng rất rắc rối, với một tay nghiệp dư như mình, Trung bình trên 10 cái thư để hoàn thành một giao dịch mua sắm sản phẩm, ... có khi với bạn nào quen thì cũng dễ, nhưng mình thì chưa làm việc mua sắm trực tiếp kiểu này bao giờ, nhất là lại mua sắm quốc tế phức tạp như lần này. Nhưng đến hôm 28 thì cũng xong, hoàn tất các giao dịch và hàng đã về đến tay, đến hôm nay đã dùng được đồ đã sắm, thấy tiện quá nên khoái chí chia sể kinh nghiệm này để giúp các bạn nào cũng gặp tình huống tương tự như mình vừa gặp phải.

Khi mới đầu mình thấy cũng khó, nhưng ngồi bình tĩnh suy nghĩ chút, rồi tận dụng kỹ năng, kinh nghiệm làm việc với Excel và với Google Sheet trước đây, sau một buổi thì mình phác ra cái ứng dụng như trên hình 1 mà mình sẽ giới thiệu dưới đây:

TÍNH NĂNG: 

Liệt kê danh sách, hình ảnh sản phẩm mua sắm, tính toán tiền quy đổi ra USD theo tùy chọn các loại ngoại tệ khác nhau, tự động cập nhật tỉ giá mới nhất trực tuyến, tự động tính tiền quy chuẩn ra USD (hoặc loại tiền tệ nào mà qui định tài chính của tổ chức của bạn yêu cầu), xác lập ưu tiên mua sắm, so sánh ngân sách dự toán từ lúc lập kế hoạch đến ngày mua thực tế, liên kết ngoài trực tiếp đến sản phẩm.
Hình 2: Liên kết trực tiếp đến một sản phẩm tính tiền bằng đồng bảng ở UK
Tiền tệ lựa chọn từ một danh sách định nghĩa trước, danh sách ưu tiên cũng định nghĩa trước, các trường này đều có thể tùy chính tùy ý theo nhu cầu đặc thù của bạn hay của tổ chức của bạn, rất linh hoạt vì tất cả đều làm trên một file Google Sheet rất đơn giản.
Hình 3: Hộp thả với 4 mức phân loại ưu tiên và trạng thái mua sắm
Hình 4: Loại tiền thệ được lựa chọn từ danh sách định trước, tự động cập nhật tỉ giá rất linh hoạt
Cấp độ ưu tiên được tự động đổi màu (đỏ nếu chọn mức ưu tiên cao nhất, vàng với mức ưu tiên trung bình và xanh nhạt với mức ưu tiên thấp, xanh lá cây đậm với trạng thái mua sắm đã hoàn tất)

CÁC HÀM SỬ DỤNG: 
Để hiển thị ảnh sản phẩm, sử dụng hàm GoogleImage tự động tải một ảnh sản phẩm trực tuyến từ trang web ngoài vào hiển thị gọn trong một ô bảng tính Google Sheet. Khi ảnh sản phẩm gốc thay đổi, ảnh hiển thị cũng sẽ được tự động cập nhật những thay đổi theo.
Hình 5: Hàm GoogleImage cho phép tải một ảnh sản phẩm trực tuyến từ ngoài vào và hiển thị trong một ô bảng tính
Để tự động cập nhật tỉ giá ngoại tệ, sử dụng hàm Google Finacial tại thời điểm tham chiếu xác định, thời điểm này có thể là ngày lên kế hoạch mua sắm và ngày mua sắm hiện tại, thời điểm trình duyệt đề án mua sắm hay khi chuyển sang bộ phận tài chính để chốt giá với công ty trước khi chuyển tiền.
Hình 6: Hàm Google Financial giúp tự động cập nhật tỉ giá chuyển đổi ngoại tệ mới nhất về một loại tiền tệ quy đổi, ví dụ với mình là USD
Hình 7: Tính tỉ giá tại ngày lập kế hoạch và ngày hiện tại để chốt đơn hàng với phía công ty
Vì những thứ mình mua đắt nhất dưới USD 2,000 nên phía công ty bán sản phẩm họ đồng ý ngay với tỉ giá mình chốt đơn, mình chỉ cần viết thư báo với họ là mình dùng tỉ giá ngoại tệ từ Google Financial và nếu cần gửi thẳng họ link đến file mua sắm để họ tự kiểm tra, nếu giá trị đơn hàng lớn có lẽ họ sẽ yêu cầu dùng tỉ giá của họ, nhưng với tầm giá sản phẩm cỡ USD 2,000 đổ lại thì họ thường duyệt luôn theo đề nghị tỉ giá của mình với tham chiếu từ hàm tài chính Google Financial.
Hình 7: Để tiện theo dõi, trường mức độ ưu tiên được áp dụng tính năng Conditional Color, tự động đổi màu theo điều kiện bạn chọn là mức ưu tiên cao hay thấp
Hình 8: Lệnh điều kiện đổi màu tùy theo trạng thái ưi tiên bạn chọn
Hình 9: Danh sách người dùng định nghĩa từ một vùng dữ liệu khác trên cùng bảng hoặc một bảng tính bên cạnh cho dễ quản lý
Ngoài ra còn dùng vài lệnh IF, SUM,... cơ bản, mình không tiện giải thích vì có nhiều bài trước đó đã giải thích rồi. Như các bạn thấy, chỉ cần vài dòng lệnh, vài thao tác với một địa chỉ GMAIL miễn phí là bạn đã có một ứng dụng rất tiện lợi giúp bạn lên kế hoạch mua sắm, xuyên quốc gia, xuyên lục địa, tự động hóa toàn bộ việc chuyển đổi tiền tệ, không những thế, nó còn giúp bạn chia sẻ cộng tác với các thành viên trong nhóm cũng những bộ phận tài chính và,... thậm chí với cả đối tác, công ty mua sắm để nhanh chóng đạt được thỏa thuận, chốt được đơn hàng, và hoàn tất việc mua sắm đúng thời hạn và tuân thủ mọi yêu cầu tài chính của tổ chức và nhà tài trợ.

Trông thì đơn giản như vậy nhưng file mua sắm này đã tích hợp tât cả những tính năng thời thượng như điện toán đám mây (sử dụng để cập nhật tỉ giá tiền hệ từ Internet, tải ảnh trực tuyến từ site của công ty về ứng dung của bạn,...) làm việc cộng tác khi bạn chia sẻ với phòng tài chính hay nội bộ nhóm, đa nền tảng, chạy được cả trên máy tính laptop, điện thoại di động, máy tính bảng hay TVbox,... tóm lại trên bất kỳ nền tảng nào có hỗ trợ trình duyệt, cũng như hỗ trợ những tính năng truyền thống như tính toán, định dạng trình bày cũng khá đẹp mắt và đủ đáp ứng đa số yêu cầu đa dạng của các tổ chức nhỏ, khi mua sắm quốc tê, Ứng dụng cũng có thể dễ đàng tùy chính cho các nhu cầu mua sắm khác của tổ chức, mua sắm nội địa hay mua sắm cá nhân.
Hình 10: File mua sắm chạy trên điện thoại di động và tablet
Tạm dừng ở đây, có thời gian mình sẽ tiếp tục chia sẻ các ứng dụng tương tự mình đang sử dụng như cơ sở dữ liệu Google Sheet Excel, thực hiện scan media dùng Google Sheet, phân tích báo chí, quản lý tình nguyên viên quốc tế, quản lý nữ sinh từ 10 trường ĐH rải rác khắp VN, file quản lý tài chính cá nhân, file quản lý dự án, quản lý tin nhắn SMS, gửi thư  chắm sóc khách hàng tự động...tất cả đều là những dụng mình tự phát triển từ nhu cầu thực tế phát sinh trong công việc, đã hoặc đang sử dụng trong và ngoài VN đến nay.


THAM KHẢO

 Minh Vũ - theo BlogCED



06:31
, , ,

2 comments:

Subscribe to: Post Comments (Atom)
 
Blog CED - Vi © 2013. All Rights Reserved. Powered by Blogger
Top